Datenschutzhinweise
für BewerberInnen der Österreichische Post AG

1. Wer ist für den Umgang mit Ihren Daten verantwortlich? Für wen gelten diese Datenschutzhinweise? Von wem erhalten wir Ihre Daten?

1.1 Die Österreichische Post ("Post", "wir", "uns") ist verantwortlich, Ihre personenbezogenen Daten ausreichend zu schützen. Die Post beachtet deshalb alle Rechtsvorschriften zum Schutz, zum rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten, sowie zur Datensicherheit.

1.2 Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Datenschutzgesetz (DSG), den besonderen Bestimmungen des Postmarktgesetzes und allen weiteren maßgeblichen Gesetzen.

1.3 Diese Datenschutzhinweise gelten für BewerberInnen. Sollte Ihre Bewerbung zu einer Anstellung führen, dann gelten für Sie danach zusätzlich die einschlägigen Datenschutzhinweise für MitarbeiterInnen der Post, die Ihnen gegebenenfalls entsprechend zur Kenntniserlangung bereitstehen.
Wenn Sie Kunde/Interessent, Lieferant oder Geschäftspartner der Post sind oder den Newsletter der Post beziehen bzw. die Website der Post besuchen, dann sind die unter www.post.at/datenschutz abrufbaren Datenschutzhinweise einschlägig.

1.4 Wir erhalten die personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt von Ihnen. Sie entscheiden, ob Sie uns personenbezogene Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Es steht Ihnen auch frei, uns Ihre personenbezogenen Daten über einen bis zu diesem Zeitpunkt verantwortlichen Personalvermittler zukommen zu lassen.

2. Welches Interesse hat die Post an Ihren Daten und aus welchem Grund und zu welchem Zweck darf die Post diese verarbeiten?

2.1 Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher sowie nachvertraglicher Maßnahmen: Wir verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO
- zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung
- zum Talent Management
- zur Personalentwicklung
- zur Zutrittsverwaltung für die Gebäude der Post
- zur Verwaltung von Stammdaten- und Vertragsdaten, z.B. für den karriere.post.at-Useraccount.

Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Dabei beachten wir alle gesetzlich vorgeschrieben Sonderbestimmungen für deren Verarbeitung.

Ihre Bewerbung, die Bearbeitung Ihrer Bewerbung, der allenfalls eintretende Abschluss und die Erfüllung des jeweiligen Vertrages selbst, stellt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie unter Umständen auch eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten besonderer Kategorie dar.

Insbesondere ist es allgemein oder im Anlassfall erforderlich unter anderem aber nicht ausschließlich folgende Datenkategorien Ihrer personenbezogenen Daten, welche Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens schriftlich oder mündlich bekannt geben zu verarbeiten: Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten, Foto, Daten zur Identifikation, Nutzungsdaten, Arbeitsvertragsdaten, Zahlungsdaten, Kontaktdaten von bekannt gegebenen Referenzen, Ausbildungs-, Schulungs-, und Berufsdaten.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, steht Ihnen die Nutzung des karriere.post.at Bewerbermanagementsystem zur Verfügung. Jede BeweberIn kann ihr eigenes Benutzerprofil selbst anlegen. Bei schriftlich einlangenden Bewerbungen kann ein Benutzerprofil durch die Post angelegt werden. Ein Benutzeraccount besteht zumindest aus den folgenden Informationen: Vornamen, Nachname, E-Mail-Adresse, Kennwort und Wohnsitz. Die Aufbewahrungsfrist des Benutzerprofils beträgt sechs Monate ab Inaktivität des Benutzerprofils.

Geben Sie uns die notwendigen Daten nicht an, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten und dementsprechend kann Ihre Bewerbung auch nicht berücksichtigt werden. In weiterer Folge, wenn es zu einer Zusage kommen sollte, könnte kein Vertrag abgeschlossen werden, wenn Sie uns die notwendigen Daten nicht angeben.

2.2 Auch im Interesse der Post oder eines Dritten können Ihre Daten verarbeitet werden.

Insbesondere ist es allgemein oder im Anlassfall erforderlich unter anderem aber nicht ausschließlich folgende Datenkategorien Ihrer personenbezogenen Daten, welche Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens schriftlich oder mündlich bekannt geben zu verarbeiten: Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten, Foto, Daten zur Identifikation, Arbeitsvertragsdaten, Zahlungsdaten, Kontaktdaten von bekannt gegebenen Referenzen, Ausbildungs-, Schulungs-, und Berufsdaten. Diese Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO für folgende Zwecke:

- Compliance: Darunter ist die Konformität mit gesetzlichen und anderen Anforderungen, wie etwa ESt- und Sozialversicherungsabzüge, Aufzeichnungs- und Berichtsverpflichtungen, Audits, Konformität mit Überprüfungen durch Regierung/Behörden, einer „Good Governance“, Reaktion auf Rechtsprozesse, Verfolgung gesetzlicher Rechte/Abhilfen, Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten, Verwaltung interner Anfragen/Beschwerden/Ansprüche, Untersuchungen und konformes Verhalten mit Strategien/Verfahrensweisen, Erfüllung einer vertrauensbildenden Kommunikationspolitik sowie von Aufklärungs- und Informationsbedürfnissen zu verstehen. Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie insbesondere strafrechtlich relevante Daten) gemäß Art 9 DSGVO verarbeitet werden. Wir beachten alle gesetzlich vorgeschrieben Sonderbestimmungen für deren Verarbeitung.

- zum Lukrieren von Förderungen sowie Anträge auf Kostenersatz bei Vorliegen der gesetzlichen Grundlage.- zur Planung, Durchführung und Dokumentation interner Revisionsmaßnahmen sowie forensischer Analysen und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung z.B. zur Sicherstellung von Wirtschaftlichkeit, Qualität und Sicherheit zur Sicherstellung kontinuierlicher Verbesserung unserer Geschäftsprozesse und Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen, weiters Erhebungen zu Aufklärungs- und Präventionszwecken bei Verdacht auf strafrechtswidriges Verhalten gegen die Post.Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie insbesondere Gesundheitsdaten, strafrechtlich relevante Daten) gemäß Art 9 DSGVO verarbeitet werden. Wir beachten alle gesetzlich vorgeschriebenen Sonderbestimmungen für deren Verarbeitung.

- zur Abwicklung von Schadens- und Versicherungsfällen. Dabei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie insbesondere strafrechtlich relevante Daten) gemäß Art 9 DSGVO verarbeitet werden. Wir beachten alle gesetzlich vorgeschriebenen Sonderbestimmungen für deren Verarbeitung.

- Die Gewährleistung der IT Sicherheit und des IT Betriebs, Durchführung von Belastungstests, Entwicklung von neuen und Adaptierung der bestehenden Produkte und Systeme, Migration von Daten zur Sicherstellung der Tragfähigkeit und Integrität der Systeme und damit im weiteren Sinn auch der verarbeiteten Daten. Dabei werden die angegebenen personenbezogenen Daten vorwiegend für Tests verwendet, wenn dies nicht mit vertretbarem wirtschaftlichen Aufwand auf Basis von anonymen Daten erfolgen kann.

2.3 Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen: Die Post hat gesetzliche Verpflichtungen z.B. aufsichtsrechtliche Vorgaben, Dokumentationspflichten, Pflichten aufgrund von Dienst-, Arbeits- und Sozialrecht sowie gesellschafts- und kapitalmarktrechtliche, steuer- oder unternehmensrechtliche Vorgaben Prüf- und Berichtspflichten. Damit wir diese erfüllen können, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO in dem vom jeweiligen Gesetz geforderten Umfang. Dabei handelt es sich üblicherweise um folgende Datenkategorien: Personenstammdaten, Adressdaten, Kontaktdaten, Arbeitsvertragsdaten, Zahlungsdaten, An- und Abwesenheitsdaten.

2.4 Einwilligung: Wir holen gesondert Ihre Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO ein, sofern keiner der oben unter Punkt 2.1 bis 2.3 dargestellten Rechtfertigungsgründe vorliegt. Dabei werden wir etwaige zusätzliche Vorschriften (einschließlich des Telekommunikationsgesetzes) selbstverständlich vollumfänglich beachten.

3. An wen dürfen Ihre Daten weitergegeben werden?

3.1 Datenübermittlung innerhalb der Post Unternehmensgruppe: Einzelne Datenverarbeitungen können wir an spezialisierte Bereiche oder Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Das geschieht zur Vereinfachung der internen Verwaltung.

3.2 Im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens haben ausgewählte MitarbeiterInnen vom Personalmanagement sowie die für die ausgeschriebene Position verantwortlichen Führungskräfte Zugriff auf Ihre Daten. Zusätzlich können bei passenden Positionen weitere Führungskräfte der Post und innerhalb des Post-Konzerns Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Dadurch können wir eine effiziente Bearbeitung Ihrer Bewerbung sicherstellen. Wir gehen davon aus, dass diese Vorgehensweise im berechtigten Interesse der BewerberInnen ist und daher eine Rechtsgrundlage in § 6 Abs 1 lit f DSGVO vorhanden ist. Unsere MitarbeiterInnen und Führungskräfte unterliegen einer vertraglichen Geheimhaltungs- und Datenschutzverpflichtung. Eine aktuelle Liste der gem. § 15 Aktiengesetz mit der Österreichischen Post AG verbundenen Unternehmen finden Sie unter: http://www.post.at/footer_ueber_uns_konzerninformation_beteiligungen.php

3.3 Externe Dienstleister: In unserer arbeitsteiligen Gesellschaft werden dafür erforderliche Datenverarbeitungen häufig von darauf spezialisierten Unternehmen, sogenannten Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) erledigt. Diese Unternehmen können derartige Leistungen wirtschaftlich günstig und vor allem hochwertig erbringen. Deshalb übermitteln wir an diese Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten im für die jeweilige Leistungserbringung erforderlichen Umfang. Derartige Leistungen sind zum Beispiel die Datenspeicherung in sicheren Rechenzentren. Zu unseren Auftragsverarbeitern zählen insbesondere IT-Dienstleister (z.B. Help-Desk-Dienste), Dienstleister im Rahmen von Personalverwaltung, Personal Coaches und Personalvermittler.

3.4 Gerichte und Behörden: Es gibt auch gesetzliche Verpflichtungen, die die Post nur erfüllen kann, wenn sie Ihre personenbezogenen Daten an Behörden (wie Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, etc.) oder Gerichte im erforderlichen Ausmaß übermittelt.

3.5 Weitere Empfänger: Im Rahmen der vorvertraglichen, nachvertraglichen und tatsächlichen Vertragsbeziehung und insbesondere in Zusammenhang mit unserer gesetzlichen Verpflichtung, kann es – je nach Einzelfall – zu weiteren Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten kommen (wie an Versicherungsunternehmen und -makler, Anbieter von Personalentwicklungsmaßnahmen, etc.).

4. Dürfen Ihre Daten auch an ein anderes Land (auch außerhalb der EU) weitergeben werden?

4.1 Ja, wenn diesem Drittland durch die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere geeignete Datenschutzgarantien vorhanden sind (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standarddatenschutzklauseln).

4.2 In besonderen Fällen kann die Übermittlung an ein Drittland auch mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen, sofern wir Sie über die möglichen Risiken der beabsichtigen Übermittlung und das Fehlen geeigneter Datenschutzgarantien (Punkt 4.1) aufgeklärt haben.

4.3 Die Post beabsichtigt derzeit keine Datenübermittlung in ein Drittland, bei der Daten von Bewerbern betroffen wären.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

5.1 Ihr Karriereprofil auf karriere.post.at können Sie selbst jederzeit vollständig löschen. Die Löschung Ihres Karriereprofil bewirkt daher auch die Rückziehung Ihrer Bewerbung, welche ohne Kenntnis Ihrer personenbezogenen Daten nicht bearbeitet werden kann.

5.2 Bewerbungen, die nicht zu einer Anstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich automatisch binnen 6 Monaten gelöscht, sofern Sie die Löschung nicht ohnedies bereits selbst in Ihrem Karriereprofil vorgenommen haben oder weitere gesetzliche Aufbewahrungsfristen (diese liegen üblicherweise zwischen drei und dreißig Jahren) greifen. Ihr Karriereprofil selbst wird binnen sechs Monaten ab dem Zeitpunkt, an dem Sie letztmalig einen Login vornehmen, automatisch gelöscht.
Ein von Ihnen eingestellter Suchagent zur Benachrichtigung über die für Sie interessante Jobs, kann von Ihnen selbst gelöscht werden. Sofern Sie über sechs Monate kein Login vornehmen, werden auch allfällige Suchagenten automatisch gelöscht.

6. Welche Rechte haben Sie?

6.1 Wenn Sie möchten, dann geben wir Ihnen jederzeit Auskunft über alle Ihre personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten. Zusätzlich haben Sie auch in einigen Fällen ein Recht auf Datenportabilität und somit Herausgabe Ihrer uns bekannt gegebenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

6.2 Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten durch uns zu verlangen sowie unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung durch uns zu verlangen.

6.3 Zusätzlich haben Sie eine Beschwerdemöglichkeit bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien.
 
7. Ihr Widerspruchsrecht

Gem. Art 21 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen. Werden Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zweck derartiger Direktwerbung einzulegen.       
Wenn Sie einen Widerspruch einlegen wollen, können Sie das per E-Mail an datenschutz@post.at oder mittels Schreiben an Personalmanagement, Rochusplatz 1, 1030 Wien tun. 

8. Kontakt und Datenschutzbeauftragte

Für Fragen und Anregungen zum Datenschutz können Sie sich an unsere DatenschutzmanagerIn im Bereich Personalmanagement unter pm.datenschutz@post.at oder unsere Datenschutzbeauftragte unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@post.at oder per Post an die Österreichische Post AG, Datenschutzbeauftragte, Rochusplatz 1, 1030 Wien wenden.

Stand: Mai 2019